Cómo seleccionar el sitio perfecto para hacer un congreso

Organizar un congreso exitoso es un desafío que comienza con una decisión clave: la elección del destino y el recinto donde se llevará a cabo. Esta elección es más que una simple ubicación en el mapa; define el ambiente del evento y tiene un impacto directo en la experiencia de los participantes. Pero aparte de la ubicación, hay que tener en cuenta también una serie de determinantes como la logística, las infraestructuras… Pero vayamos por partes.

El alcance del congreso

No es igual que sea a nivel regional, nacional que internacional, dependiendo desde donde acuda la gente, tendrás que valorar el destino, y para decidir esto, entran varias variables en juego, como la logística, las infraestructuras o la riqueza cultural del entorno.

Para elegir el destino, también es importante contemplar el número de personas que van a acudir a él, no todos los destinos albergan las infraestructuras necesarias para acoger a un gran número de personas.

La dinámica que se va a llevar en el congreso también es importante, es necesario saber si va a haber sesiones simultáneas, si se necesitará una sala de exposiciones, valorar el lugar y el tiempo de las comidas.

Contando con esta serie de determinantes, y habiéndolos valorado, elegiremos el destino.

El destino

Está claro que tiene que ser un destino que o cuente con la logística necesaria para acudir a él o que se les pueda facilitar la logística necesaria, no es necesario que el destino en sí tenga un aeropuerto, o estación de tren, pero sí que sean cercanos al lugar del congreso y tengan conexiones directas con otras ciudades, y sobre todo que se les facilite el transporte a los asistentes desde el aeropuerto o la estación de tren más cercana a la sede donde vaya a tener lugar el congreso.

Y como ya hemos dicho, el destino tiene que contar con las infraestructuras necesarias que den cabida a las necesidades de este y al volumen que vaya a tener. Pudiendo ser un palacio de congresos, un hotel, teatros, palacetes… Hay innumerables sitios que con los servicios necesarios pueden convertirse en la mejor de las sedes.

Hay que asegurarse que el recinto cuente con las áreas necesarias tanto para conferencias como para exposiciones, garantizando una experiencia integral para los asistentes. Y además de estas áreas, hay que contar los servicios esenciales para la realización del congreso como equipos audiovisuales, traducción simultánea o acceso a Internet de alta velocidad.

Se debe contar con un lugar donde comer, hacer un coffee break, o cualquier descanso necesario, que pueda albergar a todos los asistentes, también es importante para que el congreso sea un éxito, y que exista una variedad de comidas, que no limite a los asistentes con alergias e intolerancias o cualquier otro tipo de restricción alimentaria. Si el congreso va a durar más de un día, también será necesario buscar un lugar lo más próximo al congreso donde puedan pernoctar todos aquellos asistentes que lo necesiten en algunas ocasiones es incluso será la misma sede del congreso, cuando se trata de un hotel, o si no en los lugares más próximos a la sede, y sobre todo, asegurarse de que hay disponibilidad para esas noches.

Hay otros factores importantes, además de los anteriores a tener en cuenta:

La seguridad del destino, siempre se debe optar por un destino que brinde tranquilidad a los asistentes y minimice las preocupaciones.

El atractivo turístico del entorno, es probable que a parte del programa científico del congreso, haya otro programa social, tanto para los acompañantes de los asistentes como para los ratos libres de éstos, el cual les ofrezca también entretenimiento. Hay que cerciorarse que es un destino que también cuente con un atractivo turístico, que convierta al congreso en una experiencia enriquecedora.

El transporte local y tráfico se tiene que tener en cuenta a la hora de mover a los asistentes por el destino y que sean fáciles los desplazamientos en el caso que los haya.

Organizar un congreso es una tarea ardua pero muy entretenida y satisfactoria, sobre todo cuando los asistentes no solo han disfrutado de la parte didáctica sino de todo lo que lo acompaña, para ello hay que ser muy cuidadoso a la hora de tomar todas las decisiones y tener en cuenta sobre todo los factores anteriores.

Congresos y ferias con AC Gestión

Y como sabemos qué es lo importante a la hora de celebrar un congreso, hemos tomado las riendas y tenemos todo lo necesario para que lo puedas celebrar con nosotros en Cádiz y sea todo un éxito.

Alojamiento

Contamos con alojamientos por toda la ciudad de Cádiz, con hasta 500 plazas para poder ofrecer alojamiento a los asistentes. Los alojamiento pueden estar, o bien repartidos por la ciudad, o la posibilidad de tener edificios completos.

Nos adaptamos a los horarios del congreso tanto para un early check in, como para hacer un last check out, si la salida fuese tardía, siempre con una recepción en persona.

Transfer

La posibilidad de ofrecer un transfer, independientemente del destino y del origen, bien puede ser del aeropuerto al alojamiento, o del alojamiento a la sede del congreso o a algún restaurante.

Le nuestros servicios a la secretaría técnica del congreso, ofreciéndoles poner publicidad en los alojamientos a través de cartelería o la señalética necesaria para trabajar de forma conjunta con ellos.

Contamos con convenios con algunos de los negocios de la ciudad de Cádiz, como restaurantes preparados para atender a grupos grandes donde tener un menú lo más personalizado posible y en los cuales, en algunos, hay música en directo. También tenemos convenios con otras empresas de ocio y guías turísticos locales, para el programa social del congreso, y un sinfín de propuestas culturales y de ocio.

Hay algunos gremios con los que tenemos convenio y se benefician de algunos descuentos, esto también ocurre dependiendo de la duración del congreso o feria, y el número de asistentes, consúltanos.

Por qué celebrar tu congreso o feria en Cádiz

El que haya visitado alguna vez Cádiz, no hace falta que le expliquemos mucho porqué es un buen destino para enamorar a la gente que venga al congreso, para el que aún no haya tenido esa suerte, os lo contamos un poco por encima.

Lo primero es que Cádiz cuenta con varios edificios que pueden ser sede del congreso, los cuales cuentan con una gran capacidad de aforo y gran versatilidad para poder adaptarse a cualquier necesidad.

Sedes donde hacer congresos o ferias en Cádiz

• Palacio de Congresos de Cádiz
• Ifef (Salón De Actos)
• Confederación De Empresarios De Cádiz – Edificio Ma´Arifa (Salón De Actos)
• Autoridad Portuaria De La Bahía De Cádiz (Salón De Actos)
• Edificio Heracles – Zona Franca Cádiz (Salón De Actos)
• Facultad De Cc.Ee Y Empresarilas De La Universidad De Cádiz
• Facultad De Filosofía Y Letras De La Universidad De Cádiz
• Facultad De Enfermería Y Fisioterapia De Universidad De Cádiz
• Ayuntamiento De Cádiz – Salón De Plenos
• Centro Municipal De Arte Flamenco De La Merced
• Baluarte De La Candelaria
• Castillo De Santa Catalina
• Centro Cultural Municipal Reina Sofía
• Gran Teatro Falla
• Teatro Del Títere
• Palacio De La Diputación Provincial De Cádiz
• Casino Gaditano
• Baluarte De Los Mártires

Transporte

Cádiz cuenta con una muy buena red de transporte, ya que desde puedes ir desde Madrid en tren en 4 horas y media o desde Sevilla en una hora y media, estando la estación en medio de la ciudad de Cádiz. Además de contar con el aeropuerto de Jerez de la Frontera, que se encuentra a unos 40 minutos de la ciudad de Cádiz, lo que te permite llegar en escasa media hora.

Turismo y gastronomía Cádiz

Esto son solos las comodidades que tiene Cádiz para acoger un congreso, pero lo que hará que marque la diferencia es la magia con la que cuenta Cádiz, el duende del que todo el mundo habla, su rica gastronomía, el arte que alberga por cada uno de sus rincones, las escapadas que se pueden hacer a los diferentes pueblos de la provincia, el mar, su clima, que suele ser agradable durante gran parte del año, sus espectaculares atardeceres y dependiendo de la fecha en la que sea el evento, disfrutar de algunas de las experiencias que ofrece la ciudad.

Garantía

No solo prestamos todos los servicios anteriormente mencionados, sino que también ofrecemos tranquilidad, la tranquilidad de hacerlo mediante una empresa líder en el sector, con una larga trayectoria, que se encarga de cualquier imprevisto y en la que todos los  apartamentos cumplen con la ley de alojamientos turísticos.